В РФ с 2015 года установлено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сегодня данные всех постояльцев (внезависимости от гражданства) учреждение отсылает в ФМС. Невыполнение данного обязательства чревато довольно ощутимым взысканием - до трехсот тысяч рублей. Администрация гостиницы сама имеет право выбирать способ подачи данных. Это могут быть как отчеты на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий тяжело предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет составляться вручную. Помимо того, необходимо иметь в виду, что данные должны быть актуальными, то есть для обеспечения своевременной сдачи отчетности о постояльцах гостиница вынуждена будет иметь курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти что все гостиницы вынесли решение осуществлять электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было разработано несколько специальных программных продуктов.
В большинстве случаев руководящая структура гостиницы уже работает со специальными программами, позволяющими автоматизировать операцию оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс дает возможность уменьшить время на поселение во много раз. Персонал гостиницы обучен работе с такими программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Тем не менее проработка нового программного продукта многочисленным персоналом - достаточно сложная процедура. Производители специализированной программы для отправки сведений о постояльцах контурфмс предлагают эффективное решение. Оператору не требуется вводить данные через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, какая уже имеется на вооружении менеджеров гостиницы. Данный процесс выполняется очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощнейшие серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей страны. Вместе с тем хозяйственный субъект, отославший сведения в фмс имеет непрерывный доступ к данным, касающимся их постояльцев. К тому же у гостиниц сейчас имеется возможность контроля данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
